Pendant le doctorat

Le CSI : Un suivi individualisé au profit du doctorant de l'École Graduée MADIS-631

Conformément à sa mission de formation des doctorants et de préparation à leur poursuite de carrière, l’École Graduée MADIS-631 met en place le comité de suivi individuel de thèse (CSI). Les doctorants inscrits chaque année devront avoir obtenu l'avis favorable du CSI de fin d'année pour pouvoir se réinscrire dans l'année suivante.

Pour se réinscrire en 4eme année, les doctorants devront avoir obtenu l'avis favorable du CSI 3eme année.

Date limite de soutenance sans ré-inscription : 31 décembre.

 

Rôle du CSI-D1

Le CSI est une instance dont le rôle est de faire le point sur l’avancée des travaux de la thèse, de veiller à l’existence et la mise en œuvre d’un plan de formation, de repérer d’éventuelles difficultés (et de préconiser des solutions pour y remédier) et de vérifier que la thèse pourra être soutenue dans des conditions conformes aux règles en vigueur. Le comité doit être vu comme une opportunité offerte au doctorant de faire le point sur le déroulement de la thèse et la construction du projet professionnel.

Composition du CSI-D1

La composition du CSI est établie par l’ED MADIS (plus précisément par le DED du domaine disciplinaire) en concertation avec la direction du doctorant et la doctorante ou le doctorant.

A minima, le CSI, qui n’inclut pas la direction de la thèse, comprend :

  • Une ou un HDR membre du bureau du domaine concerné ou la direction de l’Ecole Doctorale qui est le référent du CSI ;
  • Un ou deux membres a minima :
    • Un HDR spécialiste et extérieur à ULille, Centrale Lille, IMT et UGE (site de Lille),
    • Deux HDR, dont un spécialiste et un extérieur à ULille, Centrale Lille, IMT et UGE (site de Lille).

Par ailleurs, les comités de suivi peuvent inclure des membres non-HDR pouvant, par une certaine proximité en âge, faciliter l’expression des doctorantes et doctorants.

Lorsque les travaux présentent un caractère de confidentialité avéré, l’engagement de confidentialité sur les travaux doit être donné rempli au référent du CSI. 

Réunion du CSI-D1

A minima, le CSI se réunit à la fin de la première année de thèse et avant l’inscription en deuxième année (une souplesse sera accordée pour les inscriptions tardives).

Une réunion supplémentaire peut être envisagée à la demande du doctorant et/ou du directeur de thèse.

Les frais liés à l’organisation des réunions du CSI sont à la charge de l’unité de recherche.

Les entretiens sont organisés en présentiel ou à distance, sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux par la doctorante ou le doctorant en présence de la direction de la thèse et discussions, entretien avec la doctorante ou le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans la doctorante ou le doctorant. Les entretiens du comité avec la doctorante ou le doctorant sans la direction de thèse et avec la direction de thèse sans la doctorante ou le doctorant, se tiennent à huis-clos. Chacun doit pouvoir s’exprimer très librement lors des entretiens. Chacun est tenu à la discrétion sur ce qui aura été échangé au cours de l’entretien et à la bienveillance.

Lors d’un entretien, chaque comité de suivi doit consacrer quelques minutes avant le début de l’entretien pour en expliquer le cadre et les objectifs et les points qui seront abordés. Au cours de l’entretien avec la doctorante ou le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, ou toute présomption de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste.

Le CSI-D1 s'appuie sur le rapport d'avancement suivant.

Plan du rapport d’avancement pour le CSI-D1

  • Brève description du sujet de la thèse et de ses objectifs (1/2 page environ).
  • Principales références bibliographiques – état de l’art (1 page environ).
  • État d’avancement au regard de ces objectifs et principaux résultats obtenus (3 pages environ). Des éléments concernant la diffusion des résultats (publications, brevets, communications,..), déjà réalisée ou à venir, sont attendus.
  • Pistes de recherche identifiées pour la suite de la thèse (2 pages environ).
  • Modules de formation doctorale suivis.
  • Projet professionnel.

L’ensemble du rapport aura donc une longueur de sept pages environ.

Fonctionnement du CSI-D1

Envoi, au moins 15 jours avant la réunion d’un rapport d’avancement des travaux de thèse au comité.
La réunion du CSI consiste en une présentation du doctorant (publique sauf cas exceptionnel, ex : thèse à caractère confidentiel avéré) et des discussions.

Si nécessaire, une semaine avant la réunion, la doctorante ou le doctorant remet au référent du CSI un questionnaire confidentiel rempli sur la présomption d'harcèlement.

Contenu type pour le CSI-D1 :

  • Exposé par le doctorant
    • État d’avancement des travaux thèse
    • Perspectives sur le travail de thèse à venir
    • Description rapide du projet professionnel
    • Point sur les formations doctorales suivies et à venir
  • Entretiens séparés entre les membres du CSI extérieurs à l’encadrement de la thèse et le directeur (plus éventuellement le codirecteur ou le co-encadrant) et également entre les membres du CSI extérieurs à l’encadrement et la doctorante ou le doctorant.

A l’issue de la réunion, un compte-rendu du comité est rédigé et déposé par le référent sur ADUM sous la forme d'un fichier PDF.

Dates limites importantes 

  • 15 mars : Recensement des doctorants pour CSI-D1
  • 16 mars  : Demande par MADIS à la doctorante et au doctorant et Directeur de thèse du membre HDR extérieur spécialiste du domaine ou de 2 HDRs, un spécialiste du domaine et un extérieur.
  • 6 mai : Transmission par le doctorant de la composition du CSI au DED de son domaine, pour avis. MADIS se charge de la saisie sur ADUM. 
  • 1er juin : Début des CSI-D1
  • 15 septembre : fin des CSI-D1
  • 15 novembre  : date limite de ré-inscription à MADIS
  • 15 décembre : date limite de ré-inscription dans l'établissement

Rôle du CSI-D2

Le CSI est une instance dont le rôle est de faire le point sur l’avancée des travaux de la thèse, de veiller à l’existence et la mise en œuvre d’un plan de formation, de repérer d’éventuelles difficultés (et de préconiser des solutions pour y remédier) et de vérifier que la thèse pourra être soutenue dans des conditions conformes aux règles en vigueur. Le comité doit être vu comme une opportunité offerte au doctorant de faire le point sur le déroulement de la thèse et la construction du projet professionnel. L'avis favorable du CSI-D2 est indispensable pour une inscription en D3.

Composition du CSI-D2

La composition du CSI-D2 est le CSI-D1 + la direction de l’Ecole Doctorale qui joue le rôle de référent du CSI.

Attendus du rapport d’avancement pour le CSI-D2 (contenu)

  • Brève description du sujet de la thèse et de ses objectifs (1/2 page environ).
  • Principales références bibliographiques – état de l’art (1 page environ).
  • État d’avancement au regard de ces objectifs et principaux résultats obtenus (3 pages environ). Des éléments concernant la diffusion des résultats (publications, brevets, communications,..), déjà réalisée ou à venir, sont attendus.
  • Pistes de recherche identifiées pour la suite de la thèse (2 pages environ).
  • Modules de formation doctorale suivis
  • Projet professionnel.
  • Portfolio des compétences (cf. tutoriel pour remplir le portfolio des compétences). 

L’ensemble du rapport aura donc une longueur de sept pages environ (sans compter le portfolio des compétences).

Réunion du CSI-D2

A minima, le CSI se réunit à la fin de la seconde année de thèse et avant l’inscription en troisième année (une souplesse sera accordée pour les inscriptions tardives).

La réunion CSI-D2 se déroulera entre la doctorante ou le doctorant et le référent du CSI (la direction de l'ED MADIS), sur la base du rapport d'activité et des avis écrits de la direction de thèse et des membres du CSI. Aucun membre de l'équipe d'encadrement et du CSI-D1 ne participe à cette réunion.
La doctorante et le doctorant n'ont pas à préparer de diapositive pour cette réunion. 

La doctorante ou le doctorant doit pouvoir s’exprimer très librement lors de cette réunion. Chacun est tenu à la discrétion sur ce qui aura été échangé au cours de l’entretien et à la bienveillance.

Si nécessaire, une semaine avant la réunion, la doctorante ou le doctorant remet au référent du CSI un questionnaire confidentiel rempli sur la présomption de harcèlement.

A l’issue de la réunion, un compte-rendu du comité est rédigé et déposé par le référent sur ADUM sous la forme d'un fichier PDF.

Une réunion supplémentaire peut être envisagée à la demande du doctorant et/ou du directeur de thèse.

Dates limites importantes

  • 21 mai 2024:  Dépôt sur https://ed-madis-csi-d2-2023.sciencescall.org par la doctorante ou le doctorant de son rapport d'activité. Ce rapport est une mise à jour du rapport rédigé pour le CSI-D1. Ce rapport doit contenir votre portfolio des compétences (cf. tutoriel pour remplir le portfolio des compétences). 
  • 17 juin 2024 : Dépôt de l’avis du directeur de thèse et des membres du CSI.
  • 24 juin 2024 : Début des entretiens CSI-D2 entre la doctorante ou le doctorant et le référent du CSI (la direction de l'ED MADIS), sur la base du rapport d'activité et des avis écrits de la direction de thèse et des membres du CSI. Aucun membre de l'équipe d'encadrement ne participe à cette réunion.
  • 15 septembre : fin des entretiens CSI-D2.
  • 15 novembre  : date limite de ré-inscription à MADIS.
  • 15 décembre : date limite de ré-inscription dans l'établissement.

 

Composition du CSI 3eme année

La composition du CSI est établie par l’ED MADIS (plus précisément par le DED du domaine disciplinaire) en concertation avec le directeur de thèse.
A minima le CSI comprend : le doctorant, son directeur de thèse et/ou son co-directeur et/ou coencadrant, et 1 HDR membre du bureau du domaine concerné qui est le référent.

Fonctionnement du CSI 3eme année

Le CSI se déroule a minima sous la forme d'une réunion avec les différents participants. Une présentation scientifique du doctorant n'est pas obligatoire.

Attendus pour le CSI 3eme année

  • Justification de la demande de prolongation.
  • Echéancier précis pour la fin de thèse.
  • Attestation de financement jusqu'à la soutenance.
  • A la demande du DED, l'état actuel du manuscrit de thèse.

Voici un canevas type de Réunion type

Si nécessaire, une semaine avant la réunion, la doctorante ou le doctorant remet au référent du CSI un questionnaire confidentiel rempli sur la présomption de harcèlement.

A l'issue du CSI du 3eme année, le référent dépose sur ADUM un fichier PDF contenant l'attestation de financement et le compte-rendu du CSI.

Important deadlines

  • D3-CSI : November 14th
  • MADIS registration :  November 15th
  • Institution registration : December 15th
  • Defence without any registration 2023-2024 : December 31st, 2024